中小企业由于自身面临诸多局限，注定了在信息化建设中必须“谨言慎行”；而信息化本身是一项投入较大、风险较高的企业行为，稍有不慎，就可能“一失足成千古恨”。所以，在信息化建设之初必须要综合权衡各种因素，分析各种利弊得失，在真正认识各个层面、因素的基础上，决定自己的出路。
企业信息化就是企业利用现代信息技术，通过信息资源的开发和利用，不断提高生产、经营、管理、决策的效率和水平，进而提高企业经营效益和企业竞争力的过程，其核心的是降低成本和改善管理水平。企业信息化包括产品设计的信息化，生产过程的信息化，产品/服务、销售的信息化，经营管理信息化以及决策信息化等。
企业信息化建设是一项系统工程，它的产生和发展是个循序渐进的过程，是与企业原有的产权结构、组织形式、运作方式、利益格局等诸多方面的根本性变革互为基础和条件的，应用信息技术改进企业管理，实质上是一个观念创新、体制创新、机制创新的过程。每当我们讲企业信息化，我们的眼光更多地是投向大企业、大机构，因为它们有很诱人的采购额度，很广阔的市场，使得IT厂商们愿意专门为某个行业某些企业而定制行业解决方案、成立专门的服务队伍。
在我国经济构成中，中小企业占有十分重要的地位，中小企业数占全部企业数的99%，中小企业工业总产值和实现利税分别占全国的60%和40%左右；在流通领域中小企业占全国零售网点的90%以上；中小企业还提供了大约75%的城镇就业机会。在90年代以来的经济快速增长中，工业新增产值中76.7%是由中小企业创造的。目前，食品、造纸和印刷行业产值的70%以上，服装、皮革、文体用品、塑料制品和金属制品行业产值的80%以上，木材和家具行业产值的90%以上，都是中小企业的天下。
一、中小企业信息化的现状
中小企业信息化程度直接影响着整个国家经济的持续发展，利用先进信息技术努力提高自身的管理水平是中小企业普遍面临的重要课题。信息化建设悄然地改变着国内广大中小企业的生存和运营模式，中小企业推进信息化，可以为企业节约大量成本，使企业员工提高工作效率以及规范企业的多层次全方位管理，在企业与外界之间，它可帮助企业实现电子商务模式，以此拓宽交流范围，缩短交流的时间、丰富交流方式，并可协助维护企业与社会之间良好的关系。有人认为，企业信息化是根治中小企业顽症的一剂良药，因为按照国外的成功经验，企业信息化的改造，先进技术手段介入企业经营，能迅速改善中小企业的经营状况，提高市场竞争力。配备信息化武器的中小企业，往往能出奇制胜，在特定领域击溃大型企业，赢得自由的发展空间。这条途径如果借鉴到中国，会不会也收到同样的效果？可是国内的中小企业经营者们仍然是一脸苦笑：“我也知道自己的问题，知道有这样一条改进的途径。可问题是，我改得了吗？我的资金、人力跟不上啊！”这句话，一语道破了国内中小企业的苦衷。企业信息化基础设施的改造需要大量资金，运行系统的维护管理还需要高素质的人力资源，这在大型企业或许不是什么问题，而对众多中小企业来说，恰恰是一道难以逾越的门槛。本来就实力有限，怎么进行信息化的改造？而不进行信息化改造，竞争力上不去，企业实力又如何提升？这似乎是一个恶性循环，许多中小企业在这个怪圈里搁浅了。
中小企业信息化是一个漫长的征程，中小企业在信息化建设过程中存在许多困难，首先是人才问题，中小企业很难找到一批IT业的高级人才，专职的IT人员薪水较高，且往往需要更大的空间学习、交流、应用，中小企业本身提供的环境可能留不住这些人才；其次是中小企业管理尚未定型，随着企业的高速成长，变动也很大，而应用软件在企业应用的前提是管理程序化，这二者间形成了一对矛盾，不易解决；再次是目前市场上的中小企业信息化解决方案太昂贵，中小企业承担不起；还有是软件企业对中小企业的后续服务跟不上。因此，信息化成了很多的中小企业难以逾越的鸿沟。目前，我国中小企业信息化水平还不高，中小企业信息化之路还很遥远！
二、中小企业信息化的困难
1、难在观念上。多数中小企业，仍愿意停留在旧有的管理及销售模式中，并不感觉到信息技术会带来什么样的成效。在有的企业还要面对生存的压力、资金的紧缺。让他们拿出精力和金钱来完成企业的信息化难度可想而知。
2、难在企业内部制度执行得不彻底。如果企业制订的制度根本没有贯彻执行，即使利用再先进的技术也难以实现。许多企业都以为：只要建了一个信息管理系统，或者建立一个企业网站就算已实现企业信息化了，这种认识显然制约了企业信息化的健康发展。实际上，企业信息化是一项复杂的系统工程，除了考虑技术外，还要充分考虑到信息源的组织与开发，现代信息技术与传统产业的改造和对技术创新的促进以及信息化对企业管理、运作模式的深刻影响。这种影响在管理信息化方面表现得最为充分。例如考勤，财务制度的管理，如果原先就是暗箱操作，想利计算机统一管理来解决原来用的“执法不严，违法不究”的问题，是根本不可能的。因此，信息化的实现必须伴随观念、业务流程、组织结构的根本变革方能实现。
3、难在企业人员的素质低上。有的人就是坚信“上有政策，下有对策”，秉承“乱中求胜”的生存之道，信息化带来的严格管理制度会让他们感到“末日来临”一般无所适从。试想，一个企业中的相当一部分人都是这样，那么信息化也就成了一个大笑话。只有当企业中的骨干队伍具备运用现代信息技术的本领与能力，同时能够真正理解信息为管理服务、为经营服务的管理理念，企业领导建立起信息管理不可缺少的观念，形成决策办事讲科学、靠信息的工作习惯的时候，信息化的建设才有意义。
4、难在信息化的模式与需求无法更好地结合上。许多企业在信息化时会有无从下手的感觉，只是觉得别人都信息化了，自己也要有，但是究竟需不需要，必不必要就不知道了。企业在决定信息化的时候要先决定需要哪方面的服务，这样提供ASP或ERP的网络公司才能根据要求为企业提供服务。不见得越复杂的技术，越先进的技术就越好，信息化的作用也不过是企业一个辅助工具，只有懂得使用的人才能够发现它的价值。所以企业的需求是展开信息化的第一步，也是最重要的一步。
5、难在大环境还不足以让每个企业下决心上。虽然网络的发展带动了信息化的发展，但是还有基础设施不够完善、支付手段和配送体系的滞后等瓶颈问题的存在，使企业认为还不是投入信息化的最佳时机。信息化的作用还不是非常明显。这也导致了市场竞争不够激烈，并没有达到所谓的“生存或死亡的选择”。所以只有一些大的试点企业首先信息化，才有促进其他的企业尽快改革的决心。
企业信息化管理的成分远远大于技术成分，企业信息化不仅是软件，硬件，系统集成的简单加合，绝对不是一个什么系统集成，什么软件就可以做到的。企业信息化必须与企业现有的流程相结合的，这中间，大有大的需求，小有小的需求。用计算机技术来实现重复繁杂的工作也可以算是种简单的信息化。大部分中小企业会首先从财务管理信息化入手，利用市场上成熟的财务软件解决基本的财务管理信息化。然后考虑采用进销存软件和管理型财务软件把财务业务一体化问题处理好，小部分效益好的企业已经开始互联网进行电子商务活动。不仅由于企业实力不强缺乏资金人才，还有就是市场上真正为中小企业量身定制的管理软件产品还不多或者不能很好满足中小企业的管理需求，不少企业是靠财务软件实现管理功能，其实是一种退而求其次的无奈。
三、中小企业信息化策略
(一)选取IT外包服务
IT外包是指传统行业无须IT部门或者精减IT部门人员，将IT部门的运作部分或全部外包给专业的IT公司的一种业务，也就是有让专业的外包公司成为企业的IT部门。
中小企业选择IT外包服务有以下优点：
1、解决成本问题
企业提出的任何设想，可以得到免费的咨询；本身IT外包比单位里自己设立IT部门成本节约，费用低；
2、企业可以专注自身业务的开展；
3、由于外包企业有通畅的软件、硬件渠道，可以得到更低价格的硬件，软件，为企业信息化节约总成本；
4、由于有专职的咨询和方案论证，可以避免企业走信息化的弯路，保证投资的正常发挥。
5、有针对性的培训，可以提高企业人员的信息技术素质；
目前，比较大的外包商国外有IBM，国内有联想，他们依托自身的IT产业优势，得到了大客户的定单。国内还出现了许多专门为中小企业的提供IT外包服务的企业，他们通过优化硬件、软件渠道，为客户提供低于市场价格的优质产品，保证企业的IT成本下降；同时，凭借自身对中小企业管理软件的开发经验和企业的IT建设比较深厚的研究，能够为企业出谋划策，能为企业的IT建设保驾护航，成为企业的IT部门，而产生的费用比IT部门更低，达到的效果比企业自身的IT部门更科学，更完善。
(二)选用适合企业的通用管理软件
“麻雀虽小五脏俱全”，面对激烈的市场竞争，中小企业更加强调快速反应及时调整，没有一套先进的管理软件实现管理的信息化是很难做到的。
目前市场上虽然有名目繁多的管理软件，ERP、CRM、SCM等概念及产品的出台，在很大程度上推动了企业整体信息化管理水平的提高。但是，从市场细分的角度，我们也发现，目前市场上专门针对中小企业的管理类产品始终较为匮乏。
从系统实施角度来看，ERP是建立在企业本身内部整个工作流程已经相对完善的前提之下的，而中小企业大多还处于老板对企业生产、财务、销售、人事等多种业务一肩挑的状态，企业内部尚未形成一种规范的业务流程，整体信息化基础十分薄弱。因此中小企业在实施一个信息化系统是通常是从局部开始，而不是象很多大型企业那样多个部门并发实施，而目前我们所看到的ERP系统的设计思想通常需要企业方方面面通盘考虑，这种思想并不能很好地适应中小企业的市场运作规律。
从功能上来看，目前市场上相对成熟的管理类软件大都是为大中型企业设计的，其系统模块的复杂度较高，对于业务流程相对简单、应用需求相对单一、专业技术人才缺乏的中小企业来说，不可能选择使用那些系统复杂度高、使用难度大的产品。
另外，从价格上来看，动辄数百万甚至上千万的价格也实在令中小企业望而生畏。
和大型企业相比，中小企业同样需要面对销售和市场、制造生产、财务会计、人事和组织等管理问题，他们同样需要采用先进的信息技术在实现各种管理功能现代化的同时，将组织的管理职能有机地结合，从而形成一体化的企业管理信息系统，并进一步为企业发展提供商业智能和决策支持能力。
从目前国内中小企业发展中普遍存在的问题来看，主要包括5个方面，即信息资源少、获得信息渠道狭窄；市场范围小、业务拓展能力低；管理规则不健全、管理流程不科学；人才缺乏、人员流动性大，造成企业资源流失严重；业务流程复杂、营销成本高、成本控制能力差等。因此适合中小企业的管理软件，应该具备如下特点：
第一，首先要具有先进的管理思想。对于中小企业而言，由于他们在整个管理流程、业务流程上还大多处于混沌状态，市场运作经验相对匮乏，因此中小企业就更需要靠先进的管理思想、先进的管理系统来帮助企业逐步规范企业的运作行为，从而在整个市场竞争中降低运营风险。例如ERP中的很多思想同样时中小企业所需要的；
第二，由于中小企业没有太多甚至根本没有专业的计算机技术人才，因此针对中小企业的管理类产品必须是便于使用的"傻瓜式"产品；
第三，从投资能力来看，中小企业的资金相对有限，因此他们在IT产品升级换代的速度上相对大中型企业较慢，所以一方面要求针对他们的产品要在价格上更具合理性，同时在技术上要更着重考虑选择标准化的方向；
第四，对于中小企业而言，变化和速度显得更加突出，因此如何更好地满足中小企业不断变化的应用需求，是所有针对中小企业的产品供应商需要考虑的。这就要求，产品在系统设计上必须具备很高的灵活性，同时具有快速实施的特点。
(三)从大处规划，从小处实施，重点突破
中小企业的信息化应根据自身的需求和能力以及企业的远景和目标来规划，确定“整体规划，分步实施，重点突破”为总的指导方针。
1、明确信息化的目的是规范企业管理，提高管理效率。
2、要根据企业的远景目标而制定相应的方案即从大处规划,设定目标。
3、根据企业的目前的能力和今后的发展计划而有步骤地实施即从小处实施。
一般来说，中小企业可以从以下几方面开始企业信息化的建设：
1、利用内部网络实现办公管理自动化
中小企业信息化的基本目的在于增进信息交流，包括公司内的信息交流，这是通过内部网络连通实现的。企业利用计算机和企业局域网实现办公自动化，达到信息的快捷传递和共享。
2、从最基本的财务管理系统开始
财务软件在我国的发展较早，现在大多完成了从“核算型”向“管理型”的发展，目前，我国财务管理信息化事业正处于大规模开发和运用“管理型”财务软件的阶段。所以在中小企业推广财务管理系统基本没有风险，因为我们的财务体系比较固定，软件系统已经非常成熟。
3、设立企业网站，探索电子商务
企业上网是企业信息化建设的重要内容，企业网站在现代及未来的资讯社会将成为不可缺少的企业识别标志之一。由于因特网在全球迅速普及，建立门户网站，这样不仅可以展示企业形象，提高知名度，更有助于加强企业与社会之间的信息联系、沟通及互动交流。 |
